Nyskapande, självevaluering och en förståelse för gemensamma mål driver Folkhälsan framåt - Folkhälsan

07 september 2021

Nyskapande, självevaluering och en förståelse för gemensamma mål driver Folkhälsan framåt

Inom Folkhälsan satsar vi på att konstant utveckla vår verksamhet. Våra värden kompetens, engagemang och omsorg utgör grunden för vårt kvalitativa arbete. Arbetet med EFQM-modellen hjälper oss att nå våra mål och enskilda anställda att se sin roll i helheten, vilket motiverar. Tack vare Folkhälsan finns EFQM nu även på svenska.

Folkhälsans värden formulerades i processer för tio år sedan då organisationen tog i bruk EFQM-modellen. EFQM är en förkortning för European Foundation for Quality Management och modellen fungerar som ett ramverk som för fram systematik och samband mellan orsak och verkan i ledningen i olika organisationer.

Som ett led i det arbetet tilldelades Folkhälsan år 2010 som första finländska allmännyttiga organisation det internationella certifieringspriset Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy.

När Samfundet Folkhälsan inledde arbetet med en ny strategi kopplades den förnyade EFQM-modellen och vår strategi till varandra. Folkhälsans verksamhetsidé utgör vårt fundament. Den har varit oförändrad sedan grundandet år 1921 och manifesterats i ändamålsparagrafen: ”Samfundet Folkhälsan i svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i svenska Finland.”

– Däremot måste de strategiska riktningarna och kursen tas ut på nytt då omgivningen förändras, säger Folkhälsans vd Georg Henrik Wrede.

– Vi ser att EFQM som modell ger en tydlig ram för hur vi kan förverkliga vår strategi och göra den levande i hela organisationen, från varje enskild medarbetare till teamledare, chefer och den högsta ledningen.

Det avgörande är enligt Wrede ändå hur människor fungerar tillsammans och hittar en samsyn kring det mervärde de skapar i sin organisation.

– EFQM-modellen är ett hjälpmedel för Folkhälsan att jobba strategiskt i en värld som verkar förändras i allt snabbare takt.

Ökad förståelse för gemensam strategi

EFQM-modellen är bra i och med att logiken kan användas i både små och stora sammanhang. Den fungerar för att se på en organisations hela verksamhet, men kan också tillämpas på ett enskilt projekt eller planerad aktivitet. Samma grundfrågor ställs: Varför? Hur? Vad?

– För att kunna svara på det enskilda projektets ”varför?” måste man på en viss nivå förstå hela organisationens ”varför?”. EFQM-ramverket bidrar till att den interna förståelsen för organisationens strategi ökar, säger Folkhälsans förvaltningsdirektör Niklas Talling.

Att förstå sin del i organisationens strategi motiverar och skapar en känsla av sammanhang.

Verktyg för utveckling och evaluering

Anna Pensar-Kuivamäki, rektor och enhetschef vid Folkhälsan Utbildning i Norrvalla, ser EFQM som ett tankemönster att spegla verksamheten mot och uppmuntrar till ett brett perspektiv.

– Inom utbildning är tempot högt. Det är en trygghet att kunna använda EFQM som en checklista för att kunna hålla kursen och försäkra sig om att ingen aspekt faller mellan stolarna, säger hon.

EFQM-modellen syns starkt i vardagen även inom Folkhälsan Välfärd.

– För våra medarbetare konkretiseras modellen i dag i våra handböcker och utgör grunden för hur vi arbetar. Jag tror också att många av våra medarbetare ser EFQM-modellen som en karta och kompass, som något som skapar ett ramverk och en riktning för verksamheten, säger HR-chef Anna Litonius.

Fastighetschef Anders Dahlbäck i Österbotten påpekar att alla enheter har något de kan förbättra och EFQM ger en struktur för det som kallas ”ständig förbättring”.

– EFQM ger ett verktyg för evaluering. Tack vare EFQM-assessorerna kan vi ta in interna utvärderare från en annan enhet inom Folkhälsan. Modellen ger också redskap för att förbättra delaktighet.

– Kvaliteten i arbetet är inte något som ledningen skapar, utan kvalitet skapas varje dag på varje enhet i vardagens små göranden. Via EFQM kan vi skapa en kultur där utvärdering är en del av vardagen. Det är det ingen idé att springa i jobbet om man inte vet varför man springer och vart man är på väg.

Dahlbäck påpekar att EFQM-modellens inverkan på vardagen bör konkretiseras. Frågor som ”Vad betyder den för mig nu?” och ”Ger den mig bara mera jobb eller kan detta underlätta arbetet?” är viktiga att ställa sig själv.

– Detta ska inte styras uppifrån, utan viljan att utveckla sitt arbete bör komma inifrån, oberoende av om man jobbar på ett kontor, i ett kosthåll eller på ett dagis eller en vårdavdelning.

Mångsidig modell översätts till svenska

Många organisationer utvecklar sin verksamhet med hjälp av EFQM. Många börjar med en självevaluering, där organisationen speglar sin verksamhet mot EFQM-kriterierna och får idéer för utveckling och förbättring. Efter detta väljer en del organisationer att delta i kvalitetspristävlingen, där de får externt stöd och respons – och dessutom allmänt erkännande för sitt kvalitetsarbete.

Man kan också se EFQM-modellen som ett tankesätt på alla nivåer av organisationen; vad vi än gör planerar och genomför vi det så att vi försöker engagera intressenter, skapa hållbart värde och driva prestation och transformation.

– Vi måste också komma ihåg att utvärdera hur det gick och hur vi kunde förbättra prestationen i framtiden. I alla arbetsuppgifter kan vi fråga: ”Hur kan vi jobba ännu bättre för att förverkliga vår strategi och vision?”. Då kan EFQM-modellen fungera som en checklista. Det är också viktigt att man lär av varandra – både inom organisationen och tillsammans med intressenter, säger Senior Consultant Mira Kivistö vid Laatukeskus.

Samarbetet mellan Folkhälsan och Laatukeskus fortsätter:
– Laatukeskus är mycket tacksamma över att Folkhälsan översätter den nyaste EFQM -modellen till svenska. Detta ger ett enormt mervärde för oss. Vi hoppas att det kan bana vägen även för andra organisationer att använda sig av modellen i fortsättningen, berättar Erik Forss, försäljningschef vid Laatukeskus.

Foto Folkhälsan: Personaldagar i Tammerfors, sepember 2019, före coronapandemin.