Dataskydd medlemsregistret

Dataskydd medlemsregistret

Dataskyddsbeskrivning

Ditt integritetsskydd är av största vikt för oss på Folkhälsan. Folkhälsans dataskyddsprinciper följer EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och nationell dataskyddslagstiftning.

Den här beskrivningen gäller ditt medlemskap, förtroendeuppdrag och frivilliguppdrag i de lokala folkhälsanföreningarna, Landskapsföreningarna, Folkhälsans förbund och Samfundet Folkhälsan. Om dina frågor gäller någon tjänst som du köper av Folkhälsans bolag ber vi dig vända dig till dem.

Det register som beskrivs nedan är ett samregister för de lokala Folkhälsanföreningarna och Folkhälsans förbund. Att det är ett samregister betyder att både de personer som sköter din lokalförenings medlemsförteckning och de personer som är anställda på Folkhälsans förbund kommer åt dina uppgifter och kan se till att medlemstjänsterna fungerar smidigt.

Lokalföreningens registeransvariga kan ändå inte se uppgifter om person som hör till en annan lokalförening, det kan bara anställda på Folkhälsans förbund som har rätt att gå in i medlemsregistret. Alla personer som ges tillträde till registret omfattas av tystnadsplikt eller har avgett ett tystnadslöfte samtidigt som de fått information i lättfattlig form vad detta innebär.

Nedanstående dataskyddsbeskrivning innehåller uppgifter om

1)     För vilka ändamål vi samlar in personuppgifter

2)     Vilken rättslig grund vi har för att behandla uppgifterna och vilka uppgifter som behandlas

3)     Om vi får uppgifter via någon annan källa än direkt av dig.

4)     Hur länge vi sparar dina uppgifter

5)     Med vem kan vi dela dina uppgifter

6)     Behandling av uppgifter utanför EU och EES

7)     Överlåtande av uppgifter för direktmarknadsföring

8)     Användning av automatiserat beslutsfattande

9)     Dina rättigheter gällande dina personuppgifter och hur  du kan kontakta oss

10)  Hur vi informerar om uppdateringar och ändringar

 

1)     För vilket ändamål vi samlar in personuppgifter

Registrets syfte är att förvalta uppgifter om medlemmar och frivilliga i Folkhälsans lokalföreningar, Folkhälsans landskapsföreningar, Folkhälsans förbund och Samfundet Folkhälsan. Vidare innehåller registret uppgifter om personer som erhållit Samfundet Folkhälsans förtjänsttecken och sådana mottagare av medlemstidningen Tidningen Folkhälsan som inte är medlemmar. Uppgifterna kan användas för att skicka information och sköta annan kommunikation, fakturering, uppgörande av statistik, för att utveckla verksamheten samt andra tjänster och information.

 

2)     Vilken rättsliga grund vi har för att behandla uppgifterna och vilka uppgifter som behandlas

 Rättslig förpliktelse

 - föreningslagen kräver att det finns ett register över medlemmar och deras hemort. För att vi med rimlig säkerhet skall kunna särskilja två personer med samma namn samlar vi också in födelsetid. Födelsetiden används också för att säkerställa att medlemmen är tillräckligt gammal för att ha förutsättningar att förstå innebörden av medlemskap.

 Intresseavvägning

 - för att vi skall kunna sköta kommunikation med och fakturering av medlemmar samlas adress, epost och telefonnummer in. För skötseln av löpande medlemsärenden dokumenterar vi betalning av medlemsavgift och eventuella andra avgifter och bidrag som ansluter sig till medlemskapet. I anslutning till medlemskapet kan lokalföreningen ha olika avgiftsklasser för medlemmar som hör till samma hushåll, och i dessa fall sparas uppgifter om vilka personer som hör till samma hushåll.

Medlemskapet innebär också en möjlighet att göra en frivillig insats - som förtroendevald, som funktionär eller genom att sköta ett annat frivilligt uppdrag. För att kunna stöda och uppmuntra de som gör en insats dokumenterar vi förtroendeuppdrag, deltagande i för föreningsarbetet relevanta utbildningar och erhållna förtjänsttecken. Uppgifter om kön samlas in för att vi skall kunna göra statistiska analyser hur vi på helhetsnivå lyckas nå ut till både män och kvinnor.

 

3)     Om vi får uppgifter via någon annan källa än direkt av dig

För personer som finns i medlems- och kontaktregistret erhålls uppgifter om adressförändringar av Posti Ab. Vi kan också på eget initiativ uppdatera uppgifter om det framkommer att våra uppgifter är föråldrade. Uppgifter om deltagande i våra utbildningar för föreningsaktiva och personer som sköter frivilliguppdrag kan vi också föra in på eget initiativ. Om du prenumererar på eller på grund av din roll som förtroendevald, funktionär eller frivillig erhåller något av våra nyhetsbrev används uppgifterna för sammanställande av statistik.

 
4)     Hur länge vi sparar dina uppgifter

Hur länge vi sparar uppgifterna beror på uppgiftens art och lagstiftning. De uppgifter vi samlar in om nyhetsbrev förstörs då vi sammanställt statistik. Uppgifter som kopplar till ekonomi, bokföring och redovisning av understöd sparas i enlighet med bokföringslagen och regler för understöd upp till 10 år. Uppgifter om förtroendeuppdrag i föreningen sparas och arkiveras i enlighet med våra arkivregler.

 

5)     Med vem kan vi dela dina uppgifter?

För utskick av Tidningen Folkhälsan, medlemsbrev, fakturor, nyhetsbrev samt kommunikation via andra kanaler kan vi använda tjänster från företag och då dela dina uppgifter med ifrågavarande företag. Vi använder enbart underleverantörer som förbundit sig till att uppfylla kraven i den allmänna EU-förordningen och säkerställa att dina rättigheter skyddas.

 

6)     Behandling av uppgifter utan för EU eller EES

Personuppgifterna behandlas inte utanför EU eller EES.

 

7)     Överlåtande av uppgifter för marknadsföring

Vi överlåter inte dina uppgifter för direktmarknadsföring om du inte särskilt gett ditt samtycke till det.

 

8)     Automatiserat beslutsfattande

Folkhälsan använder inte personuppgifter för automatiserat beslutsfattande.

 

9)     Dina rättigheter och hur du tar kontakt

Som registrerad i våra personregister har du enligt gällande dataskyddslagstiftning vissa rättigheter i fråga om dina personuppgifter. Dessa rättigheter framgår i den allmänna EU-förordningens kapitel III, artiklarna 15 – 18 samt 20 – 21, och inkluderar:

-        rätt att få tillgång till dina personuppgifter

-        rätt till rättelse av felaktiga personuppgifter

-        i vissa fall rätt till radering av personuppgifter

-        under vissa förutsättningar rätt till begränsning av behandling

-        under vissa förutsättningar rätt att invända mot behandlingen

-        rätt att överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig ifall behandlingen baserar sej på ditt samtycke eller ditt avtal med oss

 

Om du har frågor om våra dataskyddsprinciper eller vår behandling av personuppgifter ber vi dig vänligen kontakta oss på adressen dataskydd@folkhalsan.fi.

Vi ber dig observera att tillgång till personuppgifter samt utnyttjandet av de övriga rättigheter som tillkommer dig förutsätter att vi kan identifiera dig på ett tillförlitligt sätt. Detta för att säkerställa att dina personuppgifter inte hamnar i fel händer.

Ifall du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till behörig tillsynsmyndighet.

 

10)  Hur vi informerar om ändringar och uppdateringar

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera våra dataskyddsbeskrivningar vid behov. Vi informerar dig om väsentliga ändringar i dataskyddsbeskrivningarna på ett synligt sätt, till exempel genom att lyfta fram dem på vår webbsida.